Contenido de las Competencias Taller N-2 Parte 3

Fundamentos de Ofimatica:

Microsoft Excel

Microsoft Excel es un software que esta diseñado para realizar calculos basicos y avanzados como por ejemplo suma, resta, multiplicacion, division, tabalas dinamicas, graficos de barras, pastel, etc.

Exel tiene una hoja de calculos donde tiene columnas con letras en orden alfabetico, y filas con orden numerico.

Excel tiene los mismos principios de escritura que microsoft word en lo que respecta tamaño de letra, tipo de fuente, color, guardar libro, es muy similar.

Para comenzar cualquier tipo de calculo se debe iniciar con " = " y colocar la operacion que se desea aplicar seleccionando la columna o la fila; por ejemplo si se quiere sumar se coloca " =suma( c3;b2) siempre se antepone el parentesis con " ; " para separar los valores.

Estadisticas en Excel.- se puede realizar estadisticas para sacar valores exactos, complementandolos con graficos tablas.

Para realizar este proceso lo primero que se debe hacer es introducir los datos en una tabla que diseñemos previamente como se puede observar en la imagen y se puede sacar lo que es promedio, media, mediana, moda y para esto se aplica las siguientes formulas:

• Promedio.- La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros.Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos. su formula es: =promedio(numero1;numero2)

• Media.-La función "media"permite alusuario obtener la media de una lista de números dentro de un rango de celdas, su formula es: =media.geo(numero1;numero2)

• Mediana.-mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística, su formula es: =mediana(numero1;numero2)

Tablas Dinamicas.-Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Para hacer una tabla dinamica se debe hacer:

• Se debe introducir datos como por ejemplo nombres,ciudades, ventas, total de ventas, etc.

• Lo siguiente es dar un clic en el boton insertar que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rapido en la opcion de "Tabla Dinamica" y nos aparecera un icono pidiendonos los rangos de nuestra tabla

• A continuacion aparecera en la parte derecha de exel una tabla llamada "lista de campos de tabla dinamica"

En esta lista seleccionaremos los campos donde correspondera cada elemento si son valores numericos iran en "valores", y para mayor facilidad de uso se debe aplicar un filtro esto nos ayudara a individualizar las obciones de busqueda ya que el filtro eliminara las opciones no deseadas.

Para realizar graficos dinamicos en el boton de "opciones" damos un clic en la opcion "grafico dinamico" y automaticamente aparecera la grafica ahi no dara algunas plantillas con respecto a modelos de graficos.

Macros en Exel.-

Nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

Automatización de tareas

Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.

De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.

¿Cómo se ve una macro en Excel?

Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Creación de una macro

Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.

Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.

Ahora que ya sabes para qué sirve una macro en Excel puedes dar los primeros pasos en este camino utilizando el tutorial Introducción a las macros.

Programando en VBA

Excel 2010 es una de las herramientas de software más poderosas para el manejo, análisis y presentación de datos. Aun y con todas sus bondades, en ocasiones Excel no llega a suplir algunas necesidades específicas de los usuarios.

Afortunadamente Excel cuenta con VBA que es un lenguaje de programación que permite extender las habilidades del programa para cubrir nuestros requerimientos. Utilizando VBA se pueden desarrollar nuevos algoritmos para analizar la información o para integrar a Excel con alguna otra aplicación como Microsoft Access.

Principios fundamentales

La programación en VBA puede ser un tanto misteriosa para la mayoría de los usuarios de Excel, sin embargo una vez que se comprenden los principios básicos de programación en VBA se comenzarán a crear soluciones robustas y efectivas.

El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es representado en VBA como unobjeto. Por ejemplo, existe el objeto Workbook que representa a un libro de Excel. También existe el objetoSheet que representa una hoja y el objeto Chart para un gráfico.

El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos tiene propiedades y métodos. Para explicar mejor este concepto utilizaré una analogía.

Propiedades y Métodos

Supongamos que tenemos el objeto auto. Así es, un auto como el que manejamos todos los días para ir al trabajo. Este auto tiene varias propiedades como son: marca, modelo, color, tipo de transmisión las cuales ayudan a describir mejor al auto. También hay propiedades que indican su estado actual como por ejemplo gasolina disponible, temperatura del aceite, velocidad, kilómetros recorridos entre otras propiedades más. Podemos decir que las propiedades de un objeto nos ayudan a describirlo mejor en todo momento.

Por otro lado tenemos los métodos de un objeto que en resumen son las acciones que podemos realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos hacer lo siguiente: encenderlo, avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha, reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones que se pueden llevar a cabo con un objeto son conocidas como métodos.

Volviendo al terreno de Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como ActiveSheet (Hoja activa), Name(Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved (Guardado) y algunos de sus métodos son Save (Guardar), Close(Cerrar), PrintOut (Imprimir), Protect (Proteger), Unprotect (Desproteger).

Será dificil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades en esta publicación, pero lo importante a recordar en este ocasión es que cada elemento de Excel está siempre representado por un objeto en VBA y cada objeto tiene a su vez propiedades y métodos que nos permitirán trabajar con nuestros datos.

(https://exceltotal.com/programando-en-vba/)

Acontinuacion un video tutorial de la manera mas eficiente en crear una macro:

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